Prozess-Evaluation und -Optimierung

EfficiencyZeit ist Geld

Arbeitszeugnisse zu erstellen ist eine Arbeitgeberpflicht, die insbesondere bei Zeugnissen für Fach- und Führungskräfte unter Umständen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeit, die im Tagesgeschäft meist nicht vorhanden ist.  Daher gilt es, den Erstellungsprozess möglichst effizient zu gestalten – sowohl in Bezug auf den Zeitaufwand als auch in Bezug auf die Qualität des Resultats. Denn was nützt ein schnell verfasstes Zeugnis, wenn dieses hinterher zu Reklamationen und zeitraubenden Auseinandersetzungen mit dem Arbeitnehmer führt.

Werden Zeugnisse dezentral von der Personalabteilung und nicht vom Fachvorgesetzten bzw. Abteilungsleiter verfasst, kommt der Informationsbeschaffung eine zentrale Rolle zu. Denn um ein aussagekräftiges und individuelles Zeugnis zu schreiben, auf welches der Arbeitnehmer der Rechtsprechung nach durchaus Anspruch hat, benötigt der Schreiber umfassende Informationen über den Mitarbeiter. Meist werden ihm diese mittels eines Beurteilungsbogens zur Verfügung gestellt. Doch genau hier liegt oftmals das Problem.
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Der Beurteilungsbogen: Die 7 häufigsten Schwachstellen

1) Der Bogen ist so umfangreich und umfasst so viele Seiten, dass der Fachvorgesetzte ihn nur widerwillig und daher oftmals mit erheblicher zeitlicher Verzögerung ausfüllt.
2) Es können nur Fließtextantworten gegeben werden, die für den Zeugnissschreiber häufig interpretationsbedürftig sind und keine klare Benotung erkennen lassen. Die Folge sind Fehlinterpretationen oder zeitraubende Rücksprachen mit dem Fachvorgesetzten.
3) Der Bogen ist zu knapp und bietet nur wenige Beurteilungsmöglichkeiten in Form von Ankreuzoptionen, die den unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern im Unternehmen nicht gerecht werden. Die Folge ist, dass sich die ausgestellten Zeugnisse alle gleichen – egal ob der Mitarbeiter im Vertrieb, in der Buchhaltung oder im Lager tätig war. Sie sind nichtssagend und werden einem ausscheidenden Mitarbeiter bei Bewerbungen wenig nützlich sein.
4) Die Struktur des Beurteilungsbogens entspricht nicht dem des Zeugnisses. Der Zeugnisschreiber muss hin und her blättern, was Zeit kostet und die Gefahr birgt, dass Informationen übersehen werden bzw. unberücksichtigt bleiben.
5) Die Begrifflichkeiten entsprechen nicht den in Arbeitszeugnissen üblichen, zum Beispiel wenn von persönlicher Kompetenz, intellektueller Kompetenz und Methodenkompetenz die Rede ist, statt von Arbeitsbefähigung und Arbeitsweise.
6) Das Benotungssystem entspricht nicht dem allgemein verinnerlichten 6-stufigen Schulnotensystem, in welches aber zumeist Textbausteine (z.B. in speziellen Zeugnissoftwareprogrammen oder Schulungsunterlagen) unterteilt sind. Sieht der Beurteilungsbogen beispielsweise 8 Notenstufen von a bis h vor, dann ist unklar, welche Schulnote mit c gemeint ist und welcher Baustein angewendet werden kann.
7) Der Beurteilungsbogen bietet vorformulierte Textbausteine zur Auswahl an, die nicht mit der Zeugnissprache konform gehen.

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Zeugnissoftware und Mustervorlagen: Vor- und Nachteile

Der Einsatz einer guten Software ist durchaus geeignet, die Effizienz der Zeugniserstellung zu erhöhen und mehr Rechtssicherheit für den Aussteller zu schaffen. Doch trägt sie maßgeblich dazu bei, dass sich Zeugnisse immer ähnlicher werden und sie dem Anspruch auf Individualität nicht gerecht werden. Zudem sind viele Programme fehlerbehaftet und ist die Noteneinstufung von Textbausteinen nicht immer korrekt. Von sprachlichen und orthografischen Unzulänglichkeiten mal ganz abgesehen.

Gerade für kleinere Unternehmen ist unter Umständen der Einsatz von Mustervorlagen sinnvoll, die auf die im Unternehmen häufigsten Tätigkeitsfelder zugeschnitten werden können und dem Zeugnisschreiber auch noch Raum für individuelle ergänzende Aussagen lassen.

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Make things betterLassen Sie Ihren Zeugnisprozess evaluieren und optimieren

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Zeugniserstellung durch eine Optimierung der Abläufe, Informationsflüsse und HilfsmittelIch unterbreite Ihnen gern ein Angebot für eine Beratung zu Verbesserungsmöglichkeiten und Verfahrensalternativen.

Wenn Sie es möchten, prüfe ich bei der Gelegenheit auch die Qualität der in Ihrem Hause erstellten Zeugnisse. Mehr lesen

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