Tipps und Infos für Arbeitgeber

Was Sie wissen sollten   Wer hat Anspruch auf ein Zeugnis?

   Notenabstufungen

   Die Kunst Kritik ‘wohlwollend’ zu formulieren

    Die Kunst richtig zu loben – Was ein gutes Zeugnis ausmacht

   Vergangenheits- oder Gegenwartsform im Abschlusszeugnis?

   Zeugnisinhalt und -gliederung

 

Wer hat Anspruch auf ein Zeugnis?

Alle Arbeitnehmer und arbeitnehmerähnliche Personen können ein Zeugnis verlangen, unabhängig davon, ob ihr Arbeitsvertrag nur mündlich geschlossen wurde, das Arbeitsverhältnis befristet oder auf Probe bestand oder der Mitarbeiter in Rente geht. Anspruch haben also:

•    Voll- und Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte
•    Auszubildende, Praktikanten, Volontäre, Hospitanten
•    ABM-Kräfte
•    Vorstandsmitglieder (sofern nicht Mehrheitsgesellschafter)
•    GmbH-Geschäftsführer, die nicht Gesellschafter sind (BGH 9.11.1967 – II ZR 64/67)
•    Heimarbeiter, Hausgewerbetreibende
•    Handelsvertreter mit geringem Einkommen / Einfirmenvertreter (OLG Celle 23.5.1967 – 11 U 270/66)
•    Franchisenehmer

Es gibt aber auch Personen, die im Sinne des Arbeitsrechts keine Arbeitnehmer sind und die damit keinen Anspruch auf ein Zeugnis haben. Dazu gehören:

•    Selbständige Handelsvertreter
•    Vorstandsmitglieder (mit beherrschendem Einfluss)
•    Geschäftsführende Gesellschafter

 

Notenabstufungen

Beim Loben spielen zwei Komponenten eine tragende Rolle: die Steigerungsform und der Zeitfaktor (Temporaladverb). Soll Kritik zum Ausdruck gebracht werden, so erfolgt dies durch eine knappe, schmucklose Nennung eines Attributes, durch zeitliche Einschränkungen, Anspielungen, beredtes Schweigen, falsche Reihenfolgen oder andere Techniken.

Beispiel 1
Sie zeigte eine stets sehr gute Einsatzbereitschaft. (Note 1)
Sie zeigte eine stets gute Einsatzbereitschaft. (Note 2)
Sie zeigte eine gute Einsatzbereitschaft. (Note 3)
Sie zeigte Einsatzbereitschaft. (Note 4)
Sie zeigte Interesse für ihre Arbeit. (Note 5)

Beispiel 2

Die Qualität seiner Arbeit war immer sehr gut. (Note 1)
Die Qualität seiner Arbeit war immer gut. (Note 2)
Die Qualität seiner Arbeit war gut. (Note 3)
Die Qualität seiner Arbeit war zufriedenstellend. (Note 4)
Die Qualität seiner Arbeit war insgesamt zufriedenstellend. (Note 5)

 

Die Kunst richtig zu loben – Was ein gutes Zeugnis ausmacht

Wurde im Zeugnis keine Kritik geäußert, heißt dies im Umkehrschluss noch lange nicht, dass es sich dann um ein gutes Zeugnis handelt. Unter Umständen gehört es lediglich zu der breiten Masse an mittelmäßigen, ausdruckslosen Exemplaren. Auch genügt es nicht, das Zeugnis mit einer sehr guten Zufriedenheitsformel zu versehen, den eine Schwalbe macht noch keinen Mai. Vielmehr muss sich die Zufriedenheit auch im gesamten Kontext des Zeugnisses widerspiegeln.

Beim Loben kommt es aber nicht nur darauf an, wie sehr gelobt wird, sondern auch was gelobt wird. Werden zum Beispiel 20 Fähigkeiten herausgestellt und ein Superlativ an den anderen gereiht, wirkt dies wenig glaubwürdig. Stattdessen sollten vor allem die Leistungs- und Verhaltensattribute genannt werden, die für die beschriebene Tätigkeit besonders relevant sind und die der Leser im Zeugnis erwarten würde. Auf weniger wichtige oder gar für die Aufgabe irrelevante Dinge sollte verzichtet werden.

Ein gutes Zeugnis zeichnet sich aber in erster Linie durch Individualität aus. Sie ist die entscheidende Voraussetzung für die Glaubwürdigkeit des Zeugnisses. Denn was nützt ein gutes Zeugnis, wenn der Leser den Eindruck gewinnt, dass die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung wenig mit dem Mitarbeiter zu tun hat. Eine individuelle Beschreibung des Arbeitserfolges oder aber auch die Nennung von Eigenschaften, Fähigkeiten und Verhaltensweisen mit konkretem Tätigkeitsbezug verleihen dem Zeugnis dahingegen eine persönliche Note. Der Mitarbeiter hat sogar einen Anspruch auf ein individuell geschriebenes Zeugnis, das seine persönlichen Arbeitsleistungen widerspiegelt. Zumindest hat das Arbeitsgericht Berlin (4.11.2003 – 84 Ca 17498/03) dies so in dem Fall eines Anwaltes gesehen, der nach fünfzehn Monaten in einer Sozietät mit einer Pauschalbeurteilung im Zeugnis abgespeist wurde, die wörtlich (bis auf den ausgetauschten Namen) der einer ebenfalls aus der Kanzlei ausgeschiedenen Kollegin entsprach.

Ein gutes Zeugnis muss darüber hinaus ausführlich und aussagekräftig sein. Es sollte den Eindruck vermitteln, dass sich der Aussteller – als ein Zeichen der Wertschätzung – sehr viel Mühe gegeben hat. Des Weiteren muss das Zeugnis proportional ausgewogen und vollständig sein.

 

Die Kunst Kritik ‘wohlwollend’ zu formulieren

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Techniken, mittels derer einem fachkundigen Leser Kritik angedeutet werden kann. Nachfolgend werden diese kurz beschrieben bzw. Beispiele aufgezeigt.

Leerstellentechnik (‚beredtes Schweigen’)
„Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden war einwandfrei.“ (Vorgesetzte fehlen)

Reihenfolgetechnik
„Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei.“ (Vorgesetzte werden erst nach den Kollegen genannt.)

Passivierungstechnik
Anhäufung von Passivformulierungen, wie zum Beipiel:
„Frau … wurde … eingestellt. Ihr wurden folgende Aufgaben übertragen … Zusätzlich hatte sie … zu erledigen. Dann wurde sie in die Abteilung … versetzt. Dort wurde sie mit … beschäftigt.“

Einschränkungstechnik
„erzielte meist gute Verkaufsergebnisse“
„war im Allgemeinen zuverlässig“
„hat sich im Rahmen seiner Fähigkeiten eingesetzt“

Widerspruchstechnik
Kein Dank und Bedauern am Ende des Zeugnisses trotz guter Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.
Lediglich gute Zufriedenheitsformel bei sehr guter Leistungsbeurteilung.
Schwache Beurteilung des Arbeitserfolges und sehr gute Zufriedenheitsformel.

Ausweichtechnik
Hervorhebung von Selbstverständlichkeiten, Nebensächlichkeiten oder Banalem.
Z.B.: „Wegen ihrer Pünktlichkeit war sie stets ein gutes Vorbild.“

Andeutungstechnik
Mehrdeutige Aussagen, wie z.B. „so gut er konnte“ oder „in der ihr eigenen Weise“.

Knappheits- und Ausführlichkeitstechnik
Einseitiges Zeugnis bei langjähriger Fach- oder Führungskraft.
Sehr ausführliche Tätigkeitsbeschreibung, aber nur sehr knappe Leistungsbeurteilung.

 

Vergangenheits- oder Gegenwartsform im Abschlusszeugnis?

Austrittszeugnisse werden üblicherweise in der Vergangenheitsform, Zwischenzeugnisse sowie vorläufige Zeugnisse in der Gegenwartsform geschrieben. Es gibt aber Ausnahmen, bei denen auch in einem Endzeugnis Präsens gewählt werden sollte. Dies gilt insbesondere dann, wenn von „verfügt“ die Rede ist. Beispiel:

„Er verfügt über ausgezeichnete Fachkenntnisse, die er gewinnbringend bei seiner Arbeit einsetzen konnte“.

Hier ist die Gegenwartsform in dem ersten Teil des Satzes richtig, denn es ist davon auszugehen, dass der Mitarbeiter auch noch nach dem Ausscheiden über diese Kenntnisse verfügen wird. Ob er sie in einem anderen Beschäftigungsverhältnis auch wieder einsetzen kann, ist dahingehend offen, weswegen sich der zweite Teil des Satzes nur auf die Vergangenheit beziehen kann.

Auch Sätze mit dem Verb „ist“ werden meist im Präsens geschrieben. Beispiel:

„Sie ist eine sehr gewissenhafte Mitarbeiterin, die mit großer Sorgfalt und Umsicht arbeitete.“

 

Zeugnisinhalt und -gliederung

Ein Arbeitszeugnis muss bestimmte Inhalte haben und dabei eine bestimmte Gliederung einhalten:

Überschrift

Eingangsteil 
Vor- und Zuname, ggf. Titel
ggf. Geburtsdatum
Tätigkeitsbezeichnung
Dauer des Arbeitsverhältnisses
ggf. Befristung, Teilzeitumfang, längere Unterbrechungen

Positions- und Aufgabenbeschreibung
Beschreibung der hierarchischen Position
Haupt- und Sonderaufgaben/Projekte
Vollmachten und Kompetenzen

Leistungsbeurteilung
Fachwissen und Weiterbildung
Fähigkeiten
Arbeitsbereitschaft
Arbeitsweise
Arbeitserfolg (möglichst mit konkreten Beispielen)
Mitarbeiterführung (nur bei Führungskräften)
Zufriedenheitsformel

Verhaltensbeurteilung
Internes Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, MitarbeiternExternes Verhalten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
Persönlichkeit und soziale Kompetenzen

Schlussteil
Kündigungsinitiative und ggf. -grund (bei Austrittsdatum)
Zeugnisinitiative und -grund (bei Zwischenzeugnis)
Dankes-Bedauern-Formel
Zukunftswünsche / Grußformel
Ausstellungsort und -datum
Unterschrift mit Name in Maschinenschrif sowie Funktionsbezeichnung des Unterzeichners

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